Ich mag den Gedanken immer Zugriff auf meine Daten zu haben. Mit Hilfe von Dropbox und Evernote habe ich Tools, die meinen digitalen Alltag erleichtern. Bei meinen Dokumenten möchte ich den gleichen Komfort haben. Aus diesem Grund habe ich auf meinem youTube Kanal ein Video erstellt, um dir meinen persönlichen Workflow vorzustellen. Je nach Budgetgröße stelle ich Dir eine entsprechende Lösung vor. Fangen wir direkt mit meinem Favoriten an.

Fujitsu ScanSnap iX500

Der Fujitsu ScanSnap iX500 ist der Porsche unter den Scannern. Da die Anschaffungskosten hoch sind, habe ich lange überlegt, ob ich ihn mir zulege. Ich kann Dir versichern, dass ich den Kauf keine Minute bereue. Ganze Papierstapel werden in Sekunden eingescannt. Dabei arbeitet er mit dem Duplexverfahren, das heißt das beim Scanvorgang direkt beide Seiten gescannt werden.

So kann ich 95 % meiner Unterlagen direkt digitalisieren und die Papiere in die Altpapierbox befördern. Wichtige Steuerunterlagen, Versicherungsscheine und Urkunden werden natürlich aufbewahrt. Das Gleiche gilt für bestimmte Geschäftsunterlagen. Mehr zu dem Thema findest Du unter: https://aufbewahrungsfristen.org/kontoauszuege-selbstaendige/

Evernote
Sobald die Dokumente eingescannt worden sind, fragt mich die ScanSnap Software nach dem nächsten Schritt. Ich kann die Papiere als Pdf in der Dropbox ablegen oder in Evernote. Da Evernote mein digitales Gehirn ist, speichere ich meine Sachen hier ab. Mittels der Verschlagwortung versehe ich jedes Pdf mit entsprechenden Tags.

Optische Zeichenerkennung
Direkt beim Scannen werden die Dokumente „lesbar“ eingescannt. Dabei wird das gescannte Bild automatisch nach Textzeichen abgetastet. Suche ich nun in Evernote nach dem Begriff „Berlin“ listet Evernote mir alle Dokumente auf die das Wort Berlin enthalten. Das ist besonders Praktisch, wenn man die Bahnkarte sucht.

Zeit sparen
Durch diesen Workflow spare ich nicht nur Platz im Ordnerregal, sondern auch kostbare Zeit. Denn der iX500 geht sehr flott zur Sache. Ich weiß noch, wie lange ich gebraucht habe, um meine ganzen Dokumente mit meinem alten Flachbettscanner zu scannen.

Doxie Go

Für Leute, die viel unterwegs sind empfehle ich den Doxie Go. Dabei handelt es sich um einen leichten Einzugsscanner. Mittels WLAN werden die Daten an den Rechner geschickt. Alternativ speichert der Kleine bis zu 300 Seiten im internen Speicher. Über SD-Karten oder USB-Sticks kann dieser erweitert werden.

Scannable
Die günstige Version ist eine App für das Handy und nennt sich Scannable. Sie stammt aus dem Hause Evernote und ermöglicht es Dir deine Dokumente in Evernote nahtlos abzuspeichern. Besonders gefällt mir die Hervorhebung von Details. Scannable erhöht nämlich den Kontrast und schärft Dein Foto automatisch. Aktuell gibt es die App nur für Apple Devices. Android Nutzer sollten sich mal Scanbot.io anschauen.

Das papierlose Büro – Mein Workflow

Ich hoffe, Du konntest etwas mitnehmen. Jetzt würde mich Dein Workflow interessieren. Wie gehst Du mit Deinen Dokumenten um? Ich freue mich auf Deinen Kommentar!

 

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