Das Erstellen von Content sowie die Wissensweitergabe machen mir großen Spaß. Über 200+ youTube Videos habe ich bereits produziert (Stand: Juni 2018). Mein erfolgreichstes Video möchte ich dir heute vorstellen. Über 50.000 Klicks und 201 Kommentare ist es mittlerweile schwer. In dem Video berichte ich von meinem papierlosen Workflow und zeige, welche Tools ich verwende.

Warum habe ich das Video aufgenommen?

Zahlreiche Belege, Rechnungen und Dokumente wuseln auf meinem Schreibtisch herum. Oft war ich nur mit dem sortieren und aufräumen bzw. der Suche nach Dokument X beschäftigt. Das muss besser gehen habe ich mir gesagt und etwas Geld in die Hand genommen. Das Ergebnis ist mein automatisierter Workflow der aus einem High-end Scanner sowie Evernote besteht. Ab sofort sind alle meine Dokumente sicher in der Cloud und komplett durchsuchbar. Ich kann die Dokumente sehr leicht teilen (Stichwort: Steuerberater) und

Das ich paar Jahre später eine Notizbuch Marke (Worknotes) aufbaue,  muss ja nicht erwähnt werden 😉 Spaß beiseite. Ein Notizbuch in Papierform hat einen Zweck als mein digitales Dokumentenarchiv. Beim Schreiben auf Papier werden gewisse Prozesse gestartet und es fühlt sich sehr gut an seine Gedanken und Ziele auf Papier zu bringen.

Das papierlose Büro – mein Workflow

  1. Alle Belege, Rechnungen und Papier werden mit dem Fuji IX 500 eingescannt. Dabei kann der Scanner auch direkt einen Stapel einscannen und beachtet auch die Rückseite.  Bis auf Rechnungen und Dokumente die ich gesetzlich aufheben muss, werden alle weiteren Papiere entsorgt.
  2. Anschließen fragt mich die Scan Software, mit welchem Tool ich die Dokumente weiterverarbeiten möchte. Ich habe die Auswahl zwischen Dropbox, Evernote und  E-Mail.
  3. Ich klicke auf Evernote und das Dokument wird direkt in meine Evernote Cloud hochgeladen. Dank OCR ist das Dokument komplett durchsuchbar.

 

Alternative Nr 1. – Doxie Go SE

Wer nicht bereit ist, knapp 400 € für einen Scnanner in die Hand zu Nehmen der sollte sich den Doxie GO Se anschauen. Dieser Scanner ist für Leute die viel auf Reisen sind und unterwegs einen anspruchsvollen Scanner benötigen. Du kannst ihn dir auf Amazon anschauen.

Alternative Nr 2. – Apps

Dann gibt es noch die Handy Fraktion die mit dem Kopf schütteln und immer wieder betonen das man das alles mit dem Handy erledigen kann. Gerade bei Dokumenten Stapeln mit 20 oder mehr Dokumenten bist du ziemlich lange mit deinem Handy im Einsatz.  Folgende Apps kann ich dir empfehlen.

Scannable
Die App wurde von Evernote entwickelt und macht einen wirklich guten Job. Fotos werden scharf nachgezeichnet und der Kontrast wird entsprechend von der App angepasst.

Scanbot
mit über 10 Millionen Nutzer eine der beliebtesten Apps wenn es um das Thema Scannen geht. Die Dokumente werden besonders hochauflösend erfasst und können nahtlos mit dem bekannten Cloud Services wie Dropbox. Google Drive oder iCloud geteilt werden.

Fazit

Wie du siehst gibt es verschiedene Möglichkeiten die Dokumenten Flut zu digitalisieren. Das Video war ein kleiner Ausflug. Wenn dich das Thema Online-Marketing interessiert, dann schaue gerne auf meinem youTube Kanal vorbei.

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